如何开好会议
会议设计
目标:明确界定会议的结果
过程:通过一个什么样的过程
人员:请那些人来参会
主持人
ABCO模型
A:行动,让每个人熟知我们有什么样的行动;
B:好处,会议达到的目的对大家有什么好处;
C:挑战,让与会者明白将会遇到什么困难;
D:克服,最终结果是解决问题。
因事找人,因人议事,开会的基本逻辑
主持人是一名“引导者”
会议讲话
1.紧扣主题,帮助大家找到改善思考和解决问题的思路
2.融入集体,讲话要前后呼应
3.讲话包装,让表达更加简洁出色
4.不要误伤,同时保护自己
会议类型:
1.决策会 自上而下,分解执行
2.探讨会 上级启动,从下而上及同级流动,共同决策,需要高质量发言
3.协调会 同级启动,主要看个人能力和人缘
4.务虚会 被动启动,尽量少开
5.网络会 提高效率,可以减少1 4种会议数量,提高2 3种会议质量
会议备忘录
1.会议的总结和结论;
2.进一步需要讨论的问题;
3.谁来承担什么责任,包括启动下次会议;
4.下一步的努力方向和目标。
会议的八个原则
1.用会议衡量组织的管理水平。会议质量是组织管理水平的一个体现。提高会议效率的关键,在于领导者的认知。
2.从文化建设角度看待会议。改善会议质量的方法。形成议事规则和会议文化,会议能否开的高效,是否达到目的,是组织文化的反映。
3.建立有效的开会模版。高效的会议训练,召开不同类型会议的模版和最佳做法的分享体系。
4.不召开没有准备的会议。会议是群体沟通的方式,不存在超越组织、流程之外的会议。
5.明确区分务实会和务虚会。如果不需要决议,就是务虚,务虚会的过程控制极其重要,不相关的内容不开。
6.建立会议的两级责任人。务实会就需要决议,决议之前要有对于会议效率负责的责任人,决策之后要有落实会议决议的责任人,要通过明确的备忘录和执行计划来反映会议决议。
7.用奖惩来提高会议的效率。会议的目标,最后一定要呈现为结果,这个结果应该和组织的长远目标、年度目标是一致的,根据结果来安排相应的奖惩,奖惩到位,会议效率才会提高。
8.实体会议和网络会议相结合,善用网络工具给会议效率提速。
三星会议八个原则及三个公式:
1.凡是会议,必有准备;
2.凡是会议,必有主题;
3.凡是会议,必有纪律;
4.凡是会议,会前必有议程;
5.凡是会议,必有结果;
6.凡是会议,必有训练;
7.凡是会议,必有守时;
8.凡是会议,必有记录。
三个公式:
1.光是开会,如果会后没有人落实,等于零。
2.会议布置了工作,但是会后不进行检查,等于零。
3.抓住了不落实的事,同时追究了不落实的人,等于落实。
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